Digital dokumenthantering: vad det är, vad det kräver och hur du kommer igång

Digital dokumenthantering innebär att företagets dokument skapas, lagras, söks och gallras digitalt, i en gemensam struktur och med styrda behörigheter. För att det ska fungera behöver du en lösning som gör innehållet sökbart, skyddar känsliga uppgifter och följer de regler som gäller för just dina dokument. Om dina dokument fortfarande finns på papper är första steget att skanna dem och göra dem sökbara. På den här sidan går vi igenom vad du ska kräva av en lösning, vilka regler som påverkar valet och hur du går från papper till digitalt.

Vad är digital dokumenthantering?

Digital dokumenthantering täcker hela livscykeln för ett dokument: det kommer in eller skapas, sparas på rätt plats, används och delas, och gallras när det inte längre behöver sparas. Skillnaden mot att bara ha filer på en dator är att varje steg är bestämt i förväg. Alla vet var ett avtal ska ligga, vem som får läsa det och hur länge det sparas.

Elektronisk dokumenthantering: samma sak med ett annat namn

Elektronisk dokumenthantering och digital dokumenthantering betyder i praktiken samma sak. Elektronisk är den äldre termen och används ofta i lagtexter och upphandlingar, medan digital är vanligare i dag. Ibland används också förkortningen EDM (electronic document management). Det som spelar roll är vad lösningen klarar, inte vad den kallas.

Digital dokumentation är mer än skannade filer

En mapp full av skannade bilder är inte digital dokumentation. Den blir det först när texten går att söka i, när varje dokument har uppgifter om exempelvis datum, motpart och dokumenttyp, och när strukturen gör att du hittar rätt utan att veta filnamnet. Det är därför OCR-teknik och indexering är en del av själva digitaliseringen och inget tillval.

Vad ska du kräva av en lösning för digital dokumenthantering?

När du jämför lösningar för dokumenthantering i företaget är det de här egenskaperna som skiljer en fungerande lösning från ännu en delad mapp.

Sökbarhet

Du ska kunna söka i dokumentens innehåll, inte bara i filnamnen. Fulltextsökning förutsätter att alla dokument, även de som ursprungligen var papper, har tolkats med OCR.

Behörigheter

Alla ska inte se allt. Personalakter, avtal och kunduppgifter behöver kunna låsas till de personer som arbetar med dem. Kontrollera om behörigheter kan sättas per mapp eller per dokument. Mappnivå räcker ofta, men inte alltid.

Struktur och metadata

Bestäm hur dokumenten ska sorteras, till exempel per kund, år eller dokumenttyp, och vilka uppgifter som ska följa med varje dokument. En lösning som låter dig använda den struktur ni redan arbetar efter är lättare att införa än en som tvingar fram en ny.

Dokumentlagring och filformat

Ta reda på var dokumenten fysiskt lagras och hos vilket företag. För dokument som ska sparas länge bör formatet vara PDF/A, en ISO-standard för långtidsarkivering som gör filen läsbar även när programmen har bytts ut. Om du väger moln mot egen server kan du läsa jämförelsen molnlagring eller lokal lagring.

Gallring

Dokument ska inte sparas för evigt. Lösningen behöver göra det möjligt att hitta och ta bort dokument när lagringstiden har löpt ut, särskilt om de innehåller personuppgifter.

Regler för dokumenthantering som påverkar ditt val

Det finns ingen enskild lag om dokumenthantering för företag. Flera regelverk ställer däremot krav på hur vissa dokument sparas och skyddas.

• Bokföringslagen styr räkenskapsinformation, som ska sparas i sju år. Den reglerar också när pappersoriginal får förstöras efter att de har överförts till digital form. Stäm av med din revisor innan du gör dig av med original.
• GDPR gäller alla dokument med personuppgifter. Du behöver ett ändamål för att spara uppgifterna, du får inte spara dem längre än nödvändigt och du måste skydda dem mot obehörig åtkomst. Läs mer i GDPR-säker dokumenthantering.
• Arkivlagen gäller myndigheter, kommuner och regioner, inte privata företag. Arbetar du i offentlig sektor finns en genomgång i så uppfyller ni arkivlagen.
• Bransch- och avtalskrav kan tillkomma, till exempel för advokatfirmor eller för den som hanterar kunders dokument på uppdrag.

Dokumenthantering i företag: tre vanliga upplägg

Filserver eller delade mappar. Det är billigt och bekant, men det saknar oftast fulltextsökning i skannade dokument, behörigheter per dokument och stöd för gallring. Strukturen hålls bara uppe om alla följer den.

Molntjänst för fillagring. Här kommer du åt dokumenten var du än är och delar dem enkelt. Sökning och behörigheter varierar mellan tjänsterna, och du behöver kontrollera var datan lagras och vem som behandlar den.

E-arkiv eller dokumenthanteringssystem. Det är byggt för dokument, med sökning, metadata och behörigheter som standard. Det kräver att du bestämmer struktur och rutiner, men det är också det som gör att lösningen håller över tid.

Vilket upplägg som passar beror på hur många dokument ni har, hur känsliga de är och hur många som behöver komma åt dem.

Från papper till digital dokumenthantering

De flesta företag som byter till digital dokumenthantering har ett pappersarkiv med sig. Så här går övergången till:

1. Bestäm strukturen först. Mappar, namngivning, metadata och behörigheter ska vara klara innan något skannas.
2. Skanna det befintliga arkivet. Dokumenten skannas, tolkas med OCR och indexeras enligt strukturen. Börja gärna med de dokument som används mest.
3. Inför en rutin för nya dokument. Bestäm hur det som kommer in på papper ska bli digitalt, så att arkivet inte växer på hyllan igen.
4. Ta hand om originalen. När reglerna tillåter det och dokumenten är kontrollerade kan originalen förstöras säkert. Annars returneras de och sparas så länge det krävs.

Om du vill ta ett större grepp om flöden och rutiner, inte bara om dokumenten, läs guiden om att digitalisera företaget.

Så fungerar digital dokumenthantering hos oss

Vi tar hand om övergången från papper och levererar dokumenten i ett e-arkiv som är klart att använda:

• Skanning i 600 DPI av lösa dokument och bundna volymer upp till A4, med kvalitetskontroll av varje sida.
• OCR på svenska och engelska, PDF/A för långtidsarkivering, metadata och indexering.
• Mappstruktur enligt ert system.
• En säker webbportal med fulltextsökning, AI-analys och behörigheter på dokument- och mappnivå. All lagring och AI-behandling sker hos företag inom EU.
• Engångsprojekt för gamla arkiv eller löpande digitalisering som abonnemang, och vid behov GDPR-analys och säker dokumentförstöring.

Hur det går till steg för steg ser du på så digitaliserar vi ert pappersarkiv. Alla tjänster finns samlade under dokumentscanning för företag.

Vanliga frågor om digital dokumenthantering