Digitalisera företaget: så börjar du med papper, processer och information

Om du vill digitalisera företaget ska du börja med informationen, inte med ett nytt system. Ta reda på vilka dokument ni har, var de finns och vilka arbetsmoment som är beroende av dem. Gör sedan papperet digitalt och sökbart, och ändra rutinerna så att nytt papper inte uppstår. Först då är det meningsfullt att automatisera processerna. Den här guiden går igenom stegen i den ordningen.

Många företag har redan bokföringsprogram, e-post och delade mappar men arbetar ändå med pärmar, utskrifter och underskrifter på papper. Där finns de flesta manuella momenten kvar: någon letar fram ett avtal i arkivet, kopierar en faktura eller skickar en personalakt med internpost. Det är de momenten guiden handlar om.

Vad betyder det att digitalisera verksamheten?

Att digitalisera verksamheten betyder att information som i dag finns på papper, eller bara i någons huvud, blir digital, strukturerad och tillgänglig för dem som behöver den. Det är inte samma sak som att byta ut alla system. För de flesta små och medelstora företag handlar det om tre delar:

• Befintligt papper: arkiv, pärmar och akter som behöver skannas och göras sökbara.
• Nya dokument: det som kommer in varje vecka, till exempel fakturor, avtal och blanketter, och som ska hanteras digitalt från början.
• Rutinerna: vem som gör vad med dokumenten och var de sparas.

Gör du bara den tredje delen får du digitala rutiner som fortfarande är beroende av ett pappersarkiv. Gör du bara den första får du ett sökbart arkiv, men nytt papper fortsätter att samlas på hyllan. Du behöver alla tre.

Så digitaliserar du företaget i fem steg

1. Kartlägg vilka dokument ni har

Gå igenom arkiv, förråd och pärmar på kontoret. Notera ungefär hur mycket det är, vilka dokumenttyper som finns och hur gamla de är. Fråga också medarbetarna vilka dokument de oftast letar efter. Det säger mer om var tiden går åt än hur många hyllmeter ni har. Har ni ett större arkiv kan en arkivinventering ge en mer exakt bild innan ni bestämmer omfattningen.

2. Välj en process att börja med

Försök inte digitalisera allt på en gång. Välj en process där papperet orsakar tydliga problem, till exempel leverantörsfakturor som ska attesteras, kundakter som flera personer behöver komma åt eller avtal som bara finns i ett exemplar. Ett avgränsat första projekt ger er erfarenhet av struktur och arbetssätt som ni har nytta av i nästa.

3. Gör det befintliga papperet digitalt och sökbart

När ni vet vad som ska digitaliseras skannas materialet. För att det ska gå att använda räcker det inte med en bild av varje sida. Texten behöver tolkas med OCR-teknik så att du kan söka i innehållet. Varje dokument behöver också metadata, till exempel datum, kund eller dokumenttyp. Utan det har du bara flyttat pappershögen till en mapp på servern.

4. Bestäm struktur, behörigheter och regler

Bestäm mappstruktur och namngivning innan skanningen börjar, inte efteråt. Bestäm också vem som ska kunna se vad. Personaluppgifter, avtal och kunduppgifter ska inte vara öppna för alla. Innehåller dokumenten personuppgifter gäller GDPR, och då behöver du kunna motivera varför ni sparar uppgifterna och hur länge. Läs mer i vår guide om GDPR-säker dokumenthantering.

5. Ändra rutinen så att nytt papper inte uppstår

Det här steget är det som gör att digitaliseringen håller. Bestäm hur nya dokument ska komma in: som PDF via e-post, skannade direkt när de kommer eller uppladdade i ett e-arkiv. Skriv ner rutinen och utse någon som ansvarar för den. Annars börjar nya pärmar fyllas igen inom några månader.

Digitalisera processer: vilka passar att börja med?

Vilka processer du ska börja med beror på verksamheten. Här är vanliga startpunkter där dokumenten är kärnan i arbetet.

Digitalisera administrationen

Ekonomi och administration har ofta mycket papper: leverantörsfakturor, kvitton, avtal och underlag till bokslutet. Räkenskapsinformation ska sparas i sju år enligt bokföringslagen, så här finns ofta stora arkiv att digitalisera. Stäm av med din revisor vilka krav som gäller för era underlag innan några original förstörs.

Kund- och ärendeakter

Redovisningsbyråer, advokatfirmor och fastighetsbolag har ofta akter per kund, klient eller fastighet. När akterna är skannade och sorterade kan flera personer arbeta i samma akt samtidigt, och du söker efter ett namn eller ett ärende i stället för att bläddra.

Personal och HR

Personalakter innehåller känsliga uppgifter och passar därför bra i ett arkiv med behörighetsstyrning, där bara HR och berörda chefer kommer åt dem. Mer om det i guiden om att digitalisera personalakter.

Vanliga hinder när du ska digitalisera företaget

• Ingen äger frågan. Utan en ansvarig person blir digitaliseringen ett sidoprojekt som aldrig blir klart.
• Strukturen bestäms för sent. Att sortera om tusentals skannade filer i efterhand tar betydligt längre tid än att bestämma mappstrukturen innan skanningen börjar.
• Skanning utan OCR. Bilder av sidor går inte att söka i. Då återstår samma letande som tidigare, fast på skärmen.
• Allt ska göras samtidigt. Stora projekt utan avgränsning tappar fart. Börja med en process och bygg vidare.
• Gamla rutiner lever kvar. Om nya dokument fortfarande skrivs ut och sätts in i pärmar har ni bara digitaliserat det gamla.

Fler fallgropar hittar du i 7 vanliga misstag vid digitalisering.

Var ska den digitala informationen lagras?

När dokumenten är digitala behöver de ett ställe att bo på. Det räcker inte med en delad mapp. Kraven är att informationen är säker, att behörigheterna går att styra per dokument eller mapp, att det finns säkerhetskopior och att du vet var datan fysiskt lagras. Om du väger moln mot egen server kan du läsa jämförelsen molnlagring eller lokal lagring. En bredare genomgång av hur du hanterar dokumenten när de väl är digitala finns i guiden om digital dokumenthantering.

Så hjälper vi dig att digitalisera företagets dokument

Vi bygger inte affärssystem och säljer inte IT-konsulting. Vi tar hand om papperet och informationen, alltså den del som de flesta digitaliseringsprojekt hänger på:

• Skanning i 600 DPI av lösa dokument och bundna volymer upp till A4, med kvalitetskontroll av varje sida.
• OCR på svenska och engelska, PDF/A för långtidsarkivering, metadata och indexering.
• Mappstruktur enligt ert system, så att dokumenten hamnar där ni förväntar er att hitta dem.
• Säker webbportal med fulltextsökning, AI-analys och behörigheter på dokument- och mappnivå. All lagring och AI-behandling sker hos företag inom EU.
• Engångsprojekt eller abonnemang: digitalisera ett gammalt arkiv en gång, eller låt oss skanna det som kommer in löpande.
• Arkivinventering, GDPR-analys och säker dokumentförstöring när ni behöver det.

Du skickar in materialet eller bokar upphämtning, och vi skannar hos oss. Priser och detaljer om själva skanningen finns under skanningstjänst. Efter skanningen returneras originalen eller destrueras säkert. Hela flödet steg för steg ser du på sidan så digitaliserar vi ert pappersarkiv, och alla tjänster finns under dokumentscanning för företag.

Vanliga frågor om att digitalisera företaget