Digitalisera personalakter och HR: så gör du det säkert och enligt GDPR
För att digitalisera personalakterna skannar du de befintliga pappersakterna, sorterar dem i en mapp per anställd och låser åtkomsten till HR och berörda chefer. Därefter läggs nya handlingar direkt i den digitala akten. Personalakter innehåller några av de känsligaste uppgifterna ett företag hanterar, så det viktiga är inte skanningen i sig. Det viktiga är att bestämma vad som får sparas, vem som får se det och när det ska gallras. Den här guiden går igenom det i den ordningen.
Vad är en personalakt?
Det finns ingen lag som bestämmer exakt vad en personalakt ska innehålla. Den är arbetsgivarens samlade dokumentation om en anställd. Vanligt innehåll är:
- Anställningsavtal och ändringar i det
- Kontaktuppgifter och närmast anhörig
- Uppgifter om lön, förmåner och skatt
- Intyg, betyg och utbildningsbevis
- Dokumentation från medarbetarsamtal
- Uppgifter om frånvaro, sjukskrivning och rehabilitering
- Eventuella varningar, omplaceringar och avslutsdokument
Allt det här är personuppgifter. En del av det, till exempel uppgifter om hälsa, räknas dessutom som känsliga personuppgifter enligt GDPR och kräver extra skydd.
GDPR och personaldatahantering
All personaldatahantering omfattas av GDPR, oavsett om akterna finns på papper eller digitalt. Fyra principer påverkar hur du ska lägga upp den digitala personalakten.
Spara bara det som behövs
Varje uppgift i akten ska ha ett syfte, till exempel att fullgöra anställningsavtalet eller en skyldighet i lag. En digitalisering är ett bra tillfälle att rensa. Det som inte längre behövs ska inte skannas, utan destrueras.
Skydda känsliga uppgifter extra
Uppgifter om hälsa, sjukskrivning och rehabilitering bör ligga åtskilda från resten av akten och ha snävare behörighet. I ett e-arkiv löser du det med en egen mapp per anställd som bara ett fåtal personer kommer åt.
Gallra när syftet har upphört
Personuppgifter får inte sparas längre än nödvändigt. Vissa underlag har lagstadgade lagringstider. Löneunderlag är till exempel räkenskapsinformation som ska sparas i sju år enligt bokföringslagen. Annat bör gallras när anställningen har upphört och uppgifterna inte längre behövs. Ta fram en gallringsplan per dokumenttyp och stäm av den med er revisor eller jurist.
Kunna lämna ut uppgifter
En anställd, eller före detta anställd, har rätt att få veta vilka uppgifter ni har om hen. En sådan begäran ska normalt besvaras inom en månad. Med en sökbar digital akt hittar du allt på en gång i stället för att gå igenom pärmar.
Mer om kraven finns i guiden om GDPR-säker dokumenthantering.
Så digitaliserar du personalakterna steg för steg
- Inventera. Ta reda på var akterna finns och hur många det är. Ofta finns det både aktiva akter och akter för före detta anställda.
- Gallra först. Ta bort det som inte längre ska sparas innan något skannas. Det minskar både kostnaden och risken.
- Bestäm strukturen. Lägg upp en mapp per anställd, med undermappar för till exempel avtal, lön och hälsa. Bestäm behörigheter per mapp.
- Skanna och gör sökbart. Akterna skannas, tolkas med OCR och indexeras med namn, anställningsnummer och dokumenttyp.
- Kontrollera och ta hand om originalen. När de skannade akterna är kontrollerade returneras originalen eller destrueras säkert.
- Inför rutinen. Nya handlingar läggs direkt i den digitala akten. Inget skrivs ut och sätts in i en pärm.
Digitalisera HR-processer kring personalakten
När akterna är digitala blir det lättare att digitalisera HR-processerna runt dem. Det gäller till exempel att lägga in nya avtal direkt vid anställning, att samla dokumentation från medarbetarsamtal på samma ställe och att gallra enligt planen när någon slutar. Vi bygger inte HR-system, men den digitala akten är grunden som HR-processerna sedan kan bygga på. Hur du tar ett bredare grepp om flödena läser du i guiden om att digitalisera företaget.
Så hjälper vi dig att digitalisera personalakter
- Vi skannar personalakter i 600 DPI, tar bort häftklamrar och gem och kontrollerar varje sida.
- OCR på svenska och engelska, och indexering med metadata, så att du kan söka på namn eller dokumenttyp.
- Mappstruktur per anställd enligt ert upplägg.
- En säker webbportal med behörigheter på dokument- och mappnivå, så att hälsouppgifter kan låsas till ett fåtal personer.
- Vi följer ISO 27001. All lagring och AI-behandling sker hos företag inom EU.
- Vid behov gör vi en GDPR-analys och destruerar originalen säkert.
Pris och process för själva skanningen hittar du under skanningstjänst. Hur akterna sedan hanteras i vardagen beskrivs i guiden om digital dokumenthantering.
Vanliga frågor om digitala personalakter
Vad ska finnas i en personalakt?
Det finns inga lagkrav på exakt innehåll, men vanligt är anställningsavtal, kontaktuppgifter, löneuppgifter, intyg, dokumentation från medarbetarsamtal och uppgifter om frånvaro och rehabilitering. Allt som sparas ska ha ett syfte enligt GDPR.
Hur länge får man spara personalakter?
Så länge uppgifterna behövs för sitt syfte. Vissa underlag har lagstadgade lagringstider. Löneunderlag ska till exempel sparas i sju år enligt bokföringslagen. Annat bör gallras när anställningen har upphört. Ta fram en gallringsplan per dokumenttyp.
Vem får ha tillgång till personalakter?
Bara de som behöver uppgifterna i sitt arbete, oftast HR och närmaste chef. Känsliga uppgifter, som hälsouppgifter, bör ha ännu snävare behörighet.
Får vi destruera pappersakterna efter skanningen?
Ofta ja, men det beror på dokumenttyp och om original behöver sparas. Stäm av med er revisor eller jurist. Vi returnerar originalen eller destruerar dem säkert, efter ditt val.
Kan en anställd begära ut sin personalakt?
Ja. Enligt GDPR har den anställda rätt att få veta vilka personuppgifter arbetsgivaren behandlar om hen, och begäran ska normalt besvaras inom en månad.