Skanningstjänst för företag: dokument, arkiv och bundna volymer

Vår skanningstjänst tar hand om företagets papper från pärm till sökbart e-arkiv. Vi skannar lösa dokument och bundna volymer upp till A4 i 600 DPI, kör OCR så att texten blir sökbar och levererar allt i en säker webbportal. Priset är 1,00 kr per papper och sjunker till 0,70 kr vid större volymer, exklusive moms. Du skickar in materialet eller bokar upphämtning, och efteråt returneras originalen eller destrueras säkert. Begär offert så får du ett fast pris på din volym.

Vad ingår i skanningstjänsten?

• Skanning i 600 DPI av lösa dokument och bundna volymer upp till A4.
• Förberedelse: vi tar bort häftklamrar och gem.
• Kvalitetskontroll av varje sida innan leverans.
• OCR på svenska och engelska, så att du kan söka i dokumentens innehåll.
• Metadata och indexering, till exempel datum, dokumenttyp och kund.
• PDF/A, standardformatet för långtidsarkivering.
• Mappstruktur enligt ert system, så att dokumenten hamnar där ni letar.
• Säker webbportal med fulltextsökning, AI-analys och behörigheter på dokument- och mappnivå.
• Retur eller säker dokumentförstöring av originalen, efter ditt val.

En översikt över alla tjänster finns under dokumentscanning för företag.

Så går skanning av dokument till

1. Skicka eller boka upphämtning. Du packar materialet och skickar det till oss, eller bokar upphämtning.
2. Förberedelse och skanning. Häftklamrar och gem tas bort, bundna volymer skärs upp och varje sida skannas i 600 DPI.
3. OCR och indexering. Texten tolkas och dokumenten får metadata och sorteras enligt er struktur.
4. Kvalitetskontroll. Vi kontrollerar varje sida innan något levereras.
5. Leverans. Dokumenten publiceras i webbportalen och originalen returneras eller destrueras säkert.

Leveranstiden bestäms efter överenskommelse utifrån volym och behov. Mer om varje steg finns på så digitaliserar vi ert pappersarkiv.

Vad kan vi skanna?

Lösa dokument och hela arkiv

Fakturor, avtal, kundakter, personalakter och äldre arkiv i pärmar och kartonger. Du behöver inte förbereda materialet: vi tar bort häftklamrar och gem före skanningen.

Bundna volymer

Inbundna böcker, protokoll och liggare skärs upp så att varje sida kan skannas för sig. Det ger en jämn och läsbar skanning av hela sidan, men volymen är inte inbunden efteråt. Tänk på det om originalet ska sparas.

Format

Vi skannar dokument i format upp till A4.

Säker hantering av känsliga dokument

Personalakter, avtal och kunduppgifter innehåller ofta personuppgifter. Så här hanterar vi dem:

• Vi följer ISO 27001, och materialet är skyddat genom hela kedjan, från upphämtning till retur eller destruktion.
• Dokumenten hanteras enligt GDPR genom hela processen.
• All lagring och AI-behandling sker hos företag inom EU.
• I portalen bestämmer du vem som får se vad, ned till enskilda dokument.
• Originalen returneras eller destrueras säkert när skanningen är klar.
• Vid behov gör vi en GDPR-analys av materialet.

Läs mer om kraven i GDPR-säker dokumenthantering.

Pris för inskanning

Priserna är exklusive moms. Hela volymen får priset för det steg den hamnar i. 6 000 papper kostar alltså 0,90 kr per papper, det vill säga 5 400 kr. Du betalar aldrig mer än lägsta priset i nästa steg: 4 999 papper kostar därför 4 500 kr, samma som 5 000 papper.

Engångsprojekt eller löpande skanning

Har du ett gammalt arkiv skannar vi det som ett engångsprojekt. Kommer det in nytt papper varje månad kan du i stället välja löpande digitalisering som abonnemang, så att arkivet hålls digitalt framåt. Många kombinerar båda. Vill du först veta hur mycket ni har hjälper vi till med arkivinventering.

Om du vill förstå hur skanningen passar in i resten av dokumenthanteringen kan du läsa guiden om digital dokumenthantering.

Vanliga frågor om skanningstjänsten