Digitalisering av pappersarkiv: från hyllmeter till sökbart e-arkiv

Digitalisering av pappersarkiv innebär att företagets pärmar och arkivlådor skannas, görs sökbara med OCR och samlas i ett e-arkiv, där du hittar ett dokument på sekunder i stället för att leta på hyllan. Det är ett alternativ både till att låta arkivet ta plats på kontoret och till att betala för extern förvaring. Börja med att ta reda på vad ni har. Det gör du med en arkivinventering. Efter skanningen returneras originalen till dig eller destrueras säkert.

Behålla, förvara externt eller digitalisera arkivet?

Ett pappersarkiv kan hanteras på tre sätt. Vilket som passar beror på hur ofta ni behöver dokumenten och hur länge de måste sparas.

Behålla pappersarkivet på kontoret

Det kostar ingenting extra i dag, men arkivet tar golvyta, bara den som är på plats kommer åt det och det finns i ett enda exemplar. Brand, vattenskador eller en flytt kan göra dokumenten oåtkomliga.

Extern arkivhantering

Med extern arkivhantering flyttas pärmarna till ett arkiv hos någon annan. Kontoret blir av med lådorna, men du betalar löpande för förvaringen och måste beställa fram ett dokument när du behöver det. Dokumenten är fortfarande inte sökbara.

Digitalisera arkivet

När du digitaliserar arkivet blir dokumenten sökbara och tillgängliga för alla med behörighet, var de än befinner sig. Kostnaden är en engångskostnad för skanningen, plus lagringen i e-arkivet. Originalen kan destrueras när reglerna tillåter det, eller returneras om de måste sparas. Vi förvarar inte originalen åt dig.

Arkivinventering: ta reda på vad ni har

Innan ni bestämmer omfattningen behöver ni veta vad arkivet innehåller. En arkivinventering ger svar på:

• Hur mycket material det är.
• Vilka dokumenttyper som finns, till exempel räkenskaper, avtal, personalakter och kundakter.
• Hur gammalt materialet är, och vad som redan kan gallras i stället för att skannas.
• Vad som används ofta och bör skannas först.

Gallring före skanning sparar pengar. Det som inte behöver sparas ska inte heller digitaliseras. Vi hjälper till med arkivinventeringen om ni vill ha stöd.

Så går digitalisering av arkiv till

Du skickar in materialet eller bokar upphämtning. Vi tar bort häftklamrar och gem, skannar varje sida i 600 DPI, kör OCR på svenska och engelska och indexerar dokumenten enligt er mappstruktur. Varje sida kvalitetskontrolleras innan dokumenten publiceras som PDF/A i en säker webbportal med fulltextsökning och behörigheter på dokument- och mappnivå. Hela processen steg för steg finns på så digitaliserar vi ert pappersarkiv.

Vad händer med originalen?

Efter skanningen väljer du om originalen ska returneras eller destrueras säkert. Vilka original ni måste spara beror på dokumenttyp. Räkenskapsinformation omfattas av bokföringslagen, och avtal kan ha egna krav. Stäm av med din revisor innan något destrueras. Dokument med personuppgifter som inte längre behövs bör däremot inte sparas alls. Mer om det i GDPR-säker dokumenthantering.

Vad kostar det att digitalisera ett pappersarkiv?

Inskanning kostar från 1,00 kr per papper och sjunker till 0,70 kr per papper vid 100 000 papper eller fler, exklusive moms. Hela volymen får priset för det steg den hamnar i. Hela pristrappan finns på sidan om vår skanningstjänst. Begär offert så får du en totalkostnad för ert arkiv.

Myndigheter och kommuner

Den här sidan riktar sig till företag. Myndigheter, kommuner och regioner omfattas av arkivlagen och har särskilda krav på bevarande och gallring. Läs så uppfyller ni arkivlagen.

Vanliga frågor om digitalisering av pappersarkiv